Mit dem Feature wird ein sicherer Zugang zum Grape Chat für externe Benutzer (wie z.B. Dienstleister, Journalisten, Kunden) geschaffen, um die Kommunikation auch außerhalb Ihres Teams effizient zu gestalten. Wo früher Zugriffe von Dritten ein hohes Sicherheitsrisiko für Firmendaten darstellten, ermöglicht die Gastzugangs-Funktion von Grape jetzt eine nahtlose und sichere Kommunikation.

 

  • Kommunikation und Informationsaustausch können beschleunigt werden, durch schnelleres Verfassen von Nachrichten, da die verwendete Sprache weniger formell als in E-Mails ist.

  • Themenspezifische Gruppen, wo Informationen zu einem Sachverhalt (z.B. zu einem Projekt) gebündelt werden.

  • Es kann viel Zeit gespart werden, da Informationen, Dokumente und Nachrichten mit Hilfe der Grape Search einfach wiedergefunden werden können.

  • Senden von Dokumenten und Screenshots ist innerhalb einer themenspezifischen Gruppe sinnvoller und direkt im richtigen Kontext.

 

So nutzen Sie die Gastzugänge

Gäste können nur in existierende Gruppen eingeladen werden. Bei einer privaten Gruppen können nur die Gruppenersteller Gäste einladen. Der Gastnutzer bekommt ein E-Mail mit einem Link zur Vervollständigung des Profils, dort muss ein Benutzername und Passwort festgelegt werden (mind 8 Zeichen, mind. 1 Groß- und 1 Kleinbuchstabe, mind. 1 Sonderzeichen).

 

Gäste einladen

Sie haben zwei Möglichkeiten Gäste einzuladen.

  • über ​Einstellungen / Mitarbeiter verwalten,​ ​(Abbildung links)

  • über W​eitere Mitglieder zur Gruppen einladen​ in der Gruppeninfo. Wählen Sie

    anschließend ​Laden Sie einen Gast in diese Gruppe ein (​ Abbildung rechts)

 

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Anschließend wählen Sie aus, zu welchen ​Gruppen​ Sie Ihren Gast hinzufügen möchten. Geben Sie die E​ -Mail Adresse d​es Gasts an. Wenn Sie mehrere Gäste hinzufügen möchten, trennen Sie die E-Mail Adressen einfach mit einem Komma ( , ). Geben Sie, wenn gewünscht, eine persönliche Nachricht e​in und wählen, ​bis wann der Gast aktiv sein soll​.

 

Wer kann Gäste einladen?

Prinzipiell kann jeder Nutzer Gäste einladen. Zu öffentlichen Gruppen kann jeder Nutzer Gäste einladen. Zu privaten Gruppen kann nur der Gruppenersteller Gäste einladen. Dies gilt unabhängig vom Admin-Status.

 

Einschränkungen für Gäste

Gastzugänge haben im Gegensatz zu normalen NutzerInnen eingeschränkte Rechte um eine DSGVO-konforme Nutzung zu gewährleisten.

  • Gäste können die Grape-Search selbst nicht verwenden und keine Service-Integrationen erstellen, aber Grape-Search-Objekte sehen: Keine Buttons dafür im Web-Client oder in den Apps!

  • Gäste sehen kein “Tutorial” beim ersten Login im Web-Client

  • Gäste können keine Gruppen erstellen oder Gruppen beitreten

  • Gäste können keine Gruppen löschen oder aus Gruppen austreten

  • Gäste können nur Mitglieder in gemeinsamen Gruppen im Chat finden

  • Gäste können keine weiteren Benutzer einladen

  • Reduzierte "Einstellungen" Seite

 

Gastmitgliedschaft verlängern 

Sie haben die Möglichkeit, die Mitgliedschaft Ihres Gastes zu verlängern. Ihr Gast kann diese Verlängerung auch selbst beantragen und von Ihnen bestätigen lassen.

  • Anfrage zur Verlängerung vom Gast:

    Der Gast erhält eine Woche vor Ablauf eine E-Mail und kann hier auf ​Meinen Zugang verlängern ​klicken. Die Anfrage wird an Sie weitergeleitet. Diese Option ist auch nach Ablauf der Mitgliedschaft verfügbar.

  • Verlängerung der Mitgliedschaft:

    Wenn Sie die Mitgliedschaft eines Gasts verlängern möchten klicken Sie auf wieder auf Einstellungen / Mitglieder verwalten​ und anschließend auf ​Gäste.​ Sie erhalten nun eine Übersicht aller Gäste und können ein neues Austrittsdatum​ wählen.

 

Gast löschen und aus Gruppen entfernen

Wählen Sie ​Einstellungen / Mitglieder verwalten / Gäste​. Hier können Sie für jeden Gast:

  • Gruppen ändern
  • aus Gruppen löschen
  • Zeitrahmen ändern
  • Gast löschen
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